Timeboxing

Timeboxing: el Poder de la Concentración Máxima en un Tiempo Limitado

Tempus Fugit

Virgilio

¿A veces te cuesta trabajo completar una tarea determinada? Muchas de las veces en las que nos sucede esto, no es porque esa tarea sea demasiado larga o complicada. El problema suele ser que nos distraemos mucho y no nos concentramos lo suficiente en esa tarea que queremos llevar a cabo, y nos dedicamos a procrastinar bien porque no nos resulte lo suficientemente agradable, porque no la consideremos totalmente necesaria, o simplemente porque nos apetecería hacer cualquier otra cosa.

Watch box

La técnica de timeboxing consiste en dedicar un tiempo limitado a una tarea específica, y dedicarnos por completo a esa tarea con la máxima concentración durante el tiempo que nos hayamos propuesto.

La idea básica detrás del timeboxing es la siguiente: me va a llevar mucho tiempo y esfuerzo ordenar mi habitación, no sé si seré capaz de hacerlo, pero seguro que puedo dedicar 15 minutos a ordenar en serio aunque después me dedique a hacer cualquier otra cosa.

Y para poder utilizar de forma eficiente la tarea del timeboxing, una herramienta muy ´util es un…

Temporizador

Para implementar la técnica del timeboxing es extremadamente útil el uso de un temporizador. Puedes comprarte un temporizador de cocina en cualquier bazar, tienen este aspecto:

Kitchen Timer

Para los que tenemos cerca el ordenador constantemente, podemos usar un temporizador por software. Personalmente prefiero temporizadores sencillos antes que otros programas más vistosos:

Windows: MinTimer (Freeware)
Linux: kTeaTime (GPL)

kTeaTime supuestamente es un programa para calcular el tiempo necesario para preparar un té. Tras esa fachada prosaica se esconde un temporizador particularmente útil. Personalmente es mi preferido porque muestra en la barra de tareas una gráfica circular que me permite de un vistazo saber aproximadamente el tiempo consumido y restante del timebox. Además permite configurar distintos tipos de “tes” con distintos tiempos, con lo cual lo tengo configurado para que con un par de clicks me lanze un timebox de 10, 15, 30 o 60 minutos.

¿Por qué es útil un temporizador?

Porque si por ejemplo empezamos a hacer algo a las 19:40 horas y pararemos en media hora, tendremos que estar imrando el reloj y calculando hasta las 20:10. No es un calculo de ingeniería aeronáutica, desde luego, pero ya hay que estar haciendo cábalas. La organización se consigue mediante la sistematización, y mientras menos haya que pensar, mejor.

Por otro lado no tener temporizador nos puede inducir a buscar “bloques” de tiempo real. Si son las 19:57 seguramente esperaremos hasta las 20:00 para empezar, para que sea un número redondo. Para empezar estamos perdiendo algo de tiempo, aunque seguramente no mucho. Pero lo peor es que seguramente en esos tres minutos nos pondremos a hacer cualquier otra cosa: leer el correo, surfear la web.. y es posible que se nos pasen las 20:00 exactas. Ahora son las 20:03 y aún no hemos empezado, ¿esperamos hasta las 20:10? ¡Es un buen sistema para procrastinar!

De esta forma comenzamos a trabajar en nuestra tarea en el momento en que decidimos ponernos a ella.

Trabaja todo el tiempo que trabajes

El tiempo que estés en el Timebox es para dedicarte exclusivamente a tu tarea (con un poco de sentido común, si se incendia la casa tienes permiso para salir corriendo :)). Procura ir al baño o comer algo si tienes hambre, antes de empezar. Cierra el correo y los navegadores web si no los necesitas para trabajar. Ignora incluso las llamadas de teléfono (ponlo en silencio y ya las devolverás luego). Si vives con otras personas indícales que no te molesten durante este tiempo.

Si no puedes trabajar todo el tiempo que estás en el timebox, anota cuánto tiempo has conseguido trabajar hasta que te has distraido con otra cosa. La próxima vez ponte un tiempo ligeramente superior al que has conseguido.

Por ejemplo, si te habías propuesto estar 30 mins ordenando tu habitación y sólo has conseguido estar 17, la próxima vez ponte el temporizador a 20 minutos.

Date una recompensa

Si consigues estar todo el tiempo trabajando, date una recompensa. Así irás reforzando la idea de que el timebox es una herramienta útil para completar las tareas, y de que realmente eres capaz de concentrarte, siempre que sea con un límite razonable.

Reto: completa la tarea en el tiempo fijado

Una vez que ya has dominado el Timeboxing, puedes proponerte como reto el acabar la tarea dentro del tiempo que te has asignado. Ejemplo: voy a terminar este artículo que estoy escribiendo dentro de la hora que me he asignado.

Si consigues terminar dentro del tiempo asignado, date otra recompensa adicional. Y el tiempo que te sobre del Timebox, es tiempo libre para hacer lo que te apetezca.

Así estarás reforzando los efectos positivos del Timebox y además te acostumbrarás a ser más eficiente a la hora de acometer tus tareas.

Efectos del Timebox

Muchas veces pasa que el problema es arrancar, y una vez que arrancas coges inercia, la tarea te absorbe y aun cuando se ha terminado el tiempo del timebox, te apetece seguir haciendo cosas. Esto no es malo, al contrario: es muy bueno, eso significa que has conseguido superar la barrera de la desidia y has pasado a la acción.

Si no tenías nada más que hacer después del Timebox, puedes seguir todo lo que quieras. Estás usando tu tiempo libre para hacer algo productivo y eso no es malo. Al final acabas cogiendo el hábito de terminar las cosas que empiezas.

Recuerda sin embargo que es necesario tener algo de tiempo libre para desconectar y divertirnos. Si no, nos agotaremos y no rendiremos lo mismo.

También puedes utilizar timeboxing para los descansos, por ejemplo entre tarea y tarea delante del ordenador puedes darte 5 minutos de ocio (y es preferible que te levantes del ordenador a que navegues por la web). En este caso, no superes el límite o no habremos conseguido nada 😛

Si tienes más cosas que hacer, como por ejemplo si eres un estudiante en exámenes y tienes varias asignaturas que estudiar, o un profesional ocupado con varios proyectos que avanzar, entonces se supone que te tienes que planificar el tiempo para completar múltiples tareas distintas, para que una sóla de ellas no se lleve todo el tiempo.

Si el tiempo del timebox no te suele resultar suficiente puedes o bien replanificar el tiempo que le dedicas a cada tarea (planificar bien es una habilidad que también se adquiere con el tiempo) o bien mejorar tu productividad o eficiencia, es decir, conseguir más resultados en menos tiempo. Esto también se mejora con el tiempo aunque hablaremos específicamente de la eficiencia en otros artículos.

Enlaces Relacionados

Time boxing en la Wikipedia (en inglés)
Timebox por Steve Pavlina (en inglés)

Lobo Feroz

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Miguel Guzmán

Miguel Guzmán es el fundador y editor de Éxito Personal - Desarrollo Personal que Funciona. Su acercamiento al Desarrollo Personal se basa en el progreso constante a través de la mejora personal en todos los aspectos de nuestra vida. Es Trainer PNL y Especialista en Hipnosis Ericksoniana. Para saber más: Miguel Guzmán.