Haz el Trabajo de un Día Completo en 90 Minutos

El típico oficinista sólo hace 90 minutos de trabajo real por jornada.

El resto de cada jornada de trabajo está dedicada en su gran mayoría a distracciones como leer las noticias, surfear por la web, socializar con los compañeros de trabajo, tomar aperitivos, hacer pausas para el café, remover papeles por todas partes, gestionar emails irrelevantes, usar tácticas innecesarias para posponer las tareas, jugar a videojuegos y soñar despierto.

Esta situación no ha cambiado mucho en décadas, a pesar de las masivas inversiones que se han realizado por muchas compañías en gestión del tiempo y entrenamiento en productividad. Ahora contamos con más tecnología para asistirnos en ser más productivos, pero también tenemos más cosas para distraernos.

El problema global es que todavía estamos aplicando un modelo de la época industrial a la productividad de los trabajadores del conocimiento. Debemos prestar atención a las horas trabajadas si el rendimiento productivo es aproximadamente el mismo. Esto puede ser así para labores repetitivas, pero no tiene mucho sentido para trabajadores del conocimiento.

Para uno de estos trabajadores, ¿cuál es la diferencia entre una hora de plena productividad con respecto a una de baja productividad? Esta hora “pico” podría ser fácilmente 10 veces más productiva en términos de volumen de trabajo resuelto y de resultados generados.

¿Qué sentido tiene gastar más tiempo en la oficina si estás funcionando normalmente a menos del 20% de tu capacidad? ¿Por qué no hacer simplemente 90 minutos de trabajo real y después volver a casa por el resto del día?

¿Y si pudieras hacer el trabajo de una jornada completa en solo 90 minutos? ¿Cómo sería ese periodo de 90 minutos?

Bloques de Atención

Aquí tienes algunas recomendaciones para conseguir un periodo de 90 minutos altamente productivo (llamémosle un Bloque de Atención).

1. Elige un tema – En lugar de realizar un puñado de acciones aleatorias, elige un único tema para este bloque. Esto le permite a tu cerebro posicionarse en un contexto singular y centrarse en él, lo que te hace más eficiente. Tu tema puede ser un proyecto en el que estés trabajando, un tipo de tarea como recoger la correspondencia, o cualquier otra cosa que circunscriba tu cerebro a un contexto claro y le permita concentrarse en él.

2. Define la línea de meta – Considera tu bloque de atención como una rápida carrera hacia la línea de meta. ¿Pero dónde está la línea de meta? ¿A qué se parece? Tener una meta clara que está a solo 90 minutos te ayudará a concentrarte. No te preocupes si no cruzas siempre esta línea a tiempo; está ahí para ayudarte a centrarte, así que dirígete a ella como objetivo, pero acepta que a veces fallarás.

Algunos ejemplos: escribir y publicar una nueva entrada en el blog. Procesar emails de mi bandeja de entrada hasta que esté completamente vacía. Planificar y programar todos mis bloques de atención para la semana entrante.

3. Haz una lista con cada paso – Haz una lista con las acciones específicas que realizarás durante este bloque. Para algunos bloques esto te resultará de gran ayuda. Para otros puede que no sea necesario si los pasos ya están claros. Yo no listaría mis pasos de acción para escribir un nuevo artículo puesto que el proceso ya me resulta muy familiar, pero sí que haría una lluvia de ideas y una lista de pasos para un nuevo proyecto con el que no estuviese familiarizado para hacer más fácil su puesta en marcha.

Algunos ejemplos: Borrar todo el spam obvio y ordenar mi bandeja de entrada en primer lugar. Después procesar rápidamente todos los mensajes que pueda gestionar en menos de dos minutos para cada uno. Lo siguiente, ordenar y priorizar los mensajes más largos a responder. Responder a los mensajes largos más importantes hasta que llegue al punto de los 90 minutos. Aceptar que no es un empleo inteligente de mi tiempo responder al resto, y simplemente archivarlos para vaciar la bandeja de entrada.

4. Asegúrate cero interrupciones – Haz lo que debas para asegurarte de que no serás interrumpido bajo ninguna circunstancia mientras dure tu bloque de atención. Si es necesario, avisa a la gente de que no estarás disponible durante los siguientes 90 minutos; hazles saber que estarás disponible de nuevo tras ese tiempo. Cierra la puerta si puedes. Si no puedes garantizar que no serás interrumpido en tu actual ambiente de trabajo, entonces realiza tu bloque de atención en cualquier otro lugar. Serás mucho más productivo y tu atención será más profunda si sabes con seguridad que no serás interrumpido.

5. Trabaja rápido – Piensa rápido. Muévete rápido. Trabaja rápido. Si te pillas a ti mismo bajando el ritmo, ¡acelera! Imagínate que estás en una carrera, y que debes mantener un paso rápido durante los 90 minutos al completo. Tras esto podrás descansar. Con práctica se consigue más fácilmente.

6. No permitas distracciones – Durante tu bloque de atención, has de hacer tus tareas predefinidas y nada más. Mantén apagado tu móvil. Desconecta tu acceso a Internet si no lo vas a necesitar durante este bloque de atención. No mires tu bandeja de entrada durante este tiempo. No hagas una pausa para el café o el aperitivo. Ve al cuarto de baño en este periodo solo si es estrictamente necesario.

Creo que pillas la idea.

Evita la Zona Gris y Tómate Descansos Reales

Mucha gente agota sus jornadas de trabajo en una maratón de zona gris. Por esto les lleva 7-8 horas realizar 90 minutos de trabajo. Trabajan lenta e ineficazmente. Su tiempo de trabajo está enrevesado con distracciones e interrupciones. Empiezan tarde y bajan el ritmo pronto. La mayor parte del tiempo la pasan trabajando a medias.

En lugar de hacer una maratón de zona gris a diario, ve turnando el trabajo real con descansos reales. Esto será mucho más eficiente, incluso si trabajas solo la mitad de muchas horas o incluso menos.

No pases inmediatamente de un bloque de atención a otro. Tras completar un bloque, celebra tu logro. Después sé consciente de dónde te encuentras. Armonízate con tu energía y observa cómo te sientes.

Si todavía te sientes alerta y con energía, puede que solo necesites un breve descanso. Tómate 5-10 minutos para estirarte, ir al baño y tomar algo de fruta fresca. Después siéntete libre para sumergirte en otro bloque de atención.

Si te sientes cansado, sería bueno que comieses algo y/o te eches una pequeña siesta.

Si sientes que estás realizando algo físico, date un paseo o tómate un descanso del ejercicio.

Si sientes que necesitas algo de renovación emocional, puede que desees meditar, socializar o leer algún material que te inspire.

¿Cómo de largos deberían ser tus descansos? Hazlos tan largos como sean necesarios hasta que estés preparado para otra ronda de trabajo concentrado. A veces puede que necesites unos pocos minutos. Otras veces puede que sea inteligente tomarse un par de horas, sobre todo si el bloque previo fue particularmente agotador. Entre bloques de atención, procura refrescar y renovar tu energía hasta que estés listo para manejar otro bloque de atención.

Haz todo lo que puedas para no cargar tus descansos con tareas de zona gris (como ver el email) porque lo más probable es que esto te agote. Yo recomiendo organizar las pequeñas tareas en su propio bloque de atención (incluida las consultas al email). Pero si es simplemente un chequeo rápido de un minuto del email, hazlo ahora; puede que probablemente no sea demasiado inconveniente, pero nunca hagas chequeos de email durante un bloque a menos que esto sea crítico para poder dar por finalizado un bloque.

Date cuenta de que si solo completas un bloque de atención en todo el día, aún así habrás hecho más trabajo real que el típico oficinista en una jornada completa de ocho horas. Y si solo completas dos bloques, aún así serás el doble de productivo que la mayoría. En un día súper productivo, puedes llegar a completar cinco o seis bloques, que sería como realizar el trabajo completo de una semana en un solo día.

Haz el Trabajo de una Semana en un Día

Durante uno de los más productivos periodos de mi vida, cuando estaba realizando un contrato de trabajo de programación para un juego, normalmente trabajaba de 9 de la mañana hasta el mediodía, me tomaba una hora de descanso para comer, y después trabajaba de 1 a 5 ó 6 de la tarde. Pero subdividía el trabajo en bloques de atención más cortos, de profunda concentración.

Al comienzo de cada día, definía el siguiente hito que deseaba alcanzar, como una corta lista de nuevas características a añadir. Luego realizaba una breve lista de pasos de acción en mi diario de trabajo (un simple cuaderno de espiral). A veces no me molestaba en enumerar los pasos de acción si me parecían obvios. Después programaba los ítems de la lista. Finalmente, compilaba el software, testeaba el programa, corregía fallos, y ajustaba su ejecución hasta que me quedaba satisfecho. Alcanzar un hito normal podía llevarme unos 45-90 minutos.

Como estaba programando juegos, testear el programa significaba jugar un poco al juego para comprobar las nuevas características así como la experiencia de juego general. En efecto, la fase de testeo le daba a mi cerebro un buen descanso de diseñar algoritmos y escribir código.

Cuando terminaba un ciclo como este, sentía una ligera y bonita sensación de deber cumplido. Podía tomarme un rápido descanso. Después, volvía a escribir una nueva lista y repetía.

Durante la mañana, completaba unos cuantos de estos ciclos, quizás tres. Por la tarde, hacia bastantes más. Mis proyectos de juegos progresaron muy rápidamente durante este periodo. Cada día añadía muchas características nuevas. De esta manera, podía tener el prototipo de un nuevo juego completo funcionando en unos pocos días. Con las mejores herramientas de desarrollo de hoy en día, el trabajo puede progresar incluso más rápido.

Cada día durante la comida, me tomaba un descanso completo para recuperar mi energía mental. Raras veces iba a comer con mis compañeros. Normalmente me llevaba el desayuno, pero dejaba la oficina para ir a comer. Conducía hasta un parque cercano, me sentaba en la hierba con la espalda apoyada en un árbol y comía solo en silencio. Salía del trabajo y simplemente me relajaba. Después de comer, me tumbaba en la hierba y me echaba una cabezadita de 20 minutos, o miraba al cielo y desconectaba por completo. Disfrutaba de la brisa, escuchando los pájaros. Le daba un descanso reparador a los circuitos cerebrales que necesitaba para programar. Después cogía de vuelta mi coche, volvía al trabajo y hacia en serie unos cuantos ciclos más antes de dejarlo por ese día.

Prueba, Entrena y Experimenta

Si no estás acostumbrado a un ritmo de trabajo de alternar bloques de atención con periodos de descanso, puede que necesites practicar este método durante una temporada hasta que te hagas a él. Espero que te guste realmente una vez pruebes esta forma de fluir. Realizar el trabajo de una jornada completa en unos 90 minutos no solo es eficiente; también es motivador y energizante.
Los ciclos de en torno a 90 minutos normalmente funcionan bien una vez coges velocidad. Pero puede que descubras que ciclos más cortos, de 45 ó 60 minutos funcionan mejor para ti. También puede que descubras que ciclos de diferentes duraciones se adecuan mejor según los distintos tipos de tareas. A veces yo estoy trabajando 2,5 horas (o más) si me estoy sintiendo bien, especialmente cuando estoy escribiendo un nuevo artículo.

A algunas personas les gusta tener programados bloques de atención con sus correspondientes descansos pautados, de forma que todo tenga una duración establecida previamente. Son muy rigurosos a la hora de empezar y parar según tiempos prefijados. Hay evidencias de que esto ayuda a tu cerebro a optimizar su rendimiento si tus ciclos son los mismos cada día.

Por ejemplo, puede que tengas bloques de atención de 5:30-7:00 am, 8:00-9:30am, 10:30am-mediodía, 1pm-2:30pm, and 3:30-5pm, lo que te daría cinco bloques de atención de 90 minutos con largos descansos de horas entremedias. Esto sería un día súper productivo que te haría realizar en un solo día el trabajo que el oficinista normal hace en una semana, pero al que tú dedicarías solo 7,5 horas de trabajo en total.

Otras personas prefieren un enfoque más orgánico, decidiendo en función de sus niveles de energía la duración de cada bloque de atención y los descansos. Así es como yo trabajo la mayor parte del tiempo.

Una planificación modesta pero todavía altamente productiva implicaría tener tres bloques de atención por día. Podrías completar fácilmente una gran cantidad de trabajo de esta manera. Muchos trabajadores creativos de élite solo trabajan 3-5 horas al día, pero lo hacen con profunda concentración y cero interrupciones durante este tiempo.

No sucumbas a los sesgos culturales que pueden intentar convencerte de que trabajar 8 o más horas al día te hace más productivo. Esto puede ser cierto para el trabajo físico y algunas tareas repetitivas, pero no es así para los trabajadores del conocimiento y los creativos.

Muchas personas disfrutan de un tremendo flow y logran grandes resultados trabajando poco pero con energía concentrada, con ráfagas de motivación y empuje. Inténtalo tú mismo, y puede que nunca quieras volver a la zona gris de las largas e improductivas jornadas de trabajo de nuevo.

Steve Pavlina

Steve Pavlina es uno de los más famosos autores de desarrollo personal en internet. Autor del blog Personal Development for Smart People y del libro del mismo nombre. Inusual en casi todo (ojos azules, zurdo, daltónico...) promueve el valor, la consciencia, la espiritualidad y hasta el sueño polifásico. Steve es la voz de los genes recesivos que buscan la expresión creativa en lugar de la conformidad social.

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