¿Alguna vez te ha pasado que tienes que hacer varias cosas, y se te olvida algo?
Por ejemplo te vas de viaje y se te olvida meter en la maleta el pijama o el cepillo de dientes. O llegas al gimnasio y se te ha olvidado la toalla.
Hay muchas tareas comunes del día a día, y otras no tan comunes, que están compuestas de varios elementos y es relativamente fácil que se nos olvide alguno de ellos.
Para prevenir este tipo de despistes podemos utilizar una herramienta específica: la Checklist.
¿Qué es una Checklist?
Una Checklist es una lista de tareas predefinida. ¿Cómo? Sí, es una lista de tareas que contiene una serie de pasos a realizar, y es predefinida porque la lista de tareas no cambia, se mantiene fija cada vez que usamos la checklist.
Veamos para qué sirven y cómo hacer una.
¿Para qué sirve una Checklist?
Sirve para que, en un proceso en el que hay que tener en cuenta una serie de puntos específicos, no se nos olvide ninguno.
El ejemplo típico es el de hacer despegar un avión: es un proceso complejo y es importante realizar correctamente cada uno de los pasos, y en orden. Pero es siempre el mismo proceso (para un determinado modelo de avión). Otro ejemplo es una operación quirúrgica: para una operación determinada los pasos están preestablecidos para un resultado óptimo, y es crítico que se sigan en el orden correcto sin olvidar ninguno.
Una checklist es una hoja donde viene ya cada una de estas tareas especificada y lo único que hay que hacer es seguir la lista paso a paso para completar el proceso sin dejarnos ningún elemento por el camino.
El por qué de una checklist es muy sencillo: en la vida existen una serie de procesos que son monótonos y rutinarios, y que comprenden una serie de pasos, los cuales, si bien siempre son los mismos, no son tan triviales como para poder confiar en que nos vamos a acordar de todos ellos de memoria. Y el que se nos olvide alguno de ellos puede ser desde un poco engorroso como que se nos olvide algo al hacer el equipaje, hasta un error grave si se trata de un proceso importante, como una operación de apendicitis.
Al establecer una lista por escrito de todos los pasos necesarios especificándolos uno por uno, y recorrerla de principio a fin comprobando (checking) cada uno de los elementos de la lista, nos aseguramos de que se cumplen todas las tareas definidas, en el orden correcto, sin que falte ninguna.
Por ejemplo si cada vez que vas al supermercado hay una serie de cosas que siempre compras (por ejemplo lechuga, zumo, y muchas latas de mejillones). Independientemente de que tengas otras cosas que comprar, tu lista básica tendría el siguiente aspecto:
Lista de la Compra
▢ Lechuga
▢ Zumo
▢ Mejillones en escabeche
También puedes agregar puntualmente otras tareas no predeterminadas a una checklist en un caso concreto, por ejemplo si en navidades quieres comprar también turrón de chocolate, lo puedes agregar al final de la checklist, pero sólo para esta vez, ya que tampoco estás comprando turrón de chocolate todas las semanas.
Parte de una checklist guardada con las tareas que se repitan siempre y agrega al final las tareas que se repitan sólo esta vez.
Otras circunstancias en las que las checklists nos son muy útiles:
En general, a la hora de preparar una serie de cosas y que no se nos olvide ninguna, como por ejemplo:
- A la hora de preparar la mochila del gimnasio, para que no se nos olvide la tarjeta del gimnasio, la muda de recambio o la toalla.
- A la hora de irnos de viaje, para que no se nos olvide echar en la maleta el pijama o el cepillo de dientes.
- Una receta de cocina es un ejemplo de checklist en la que el orden es importante (sugerido por Lorena)
También a la hora de hacer un proceso que se repite con frecuencia de forma similar, en mi caso:
- Para escribir los artículos de la web (redacción, palabras clave, revisión, etc.) y después publicitarlos (publicarlos en redes sociales, pings a agregadores, etc.)
- Para establecer una práctica regular: en mi caso por ejemplo los ejercicios que hago en el gimnasio y los de tocar la guitarra.
Ventajas de las Checklists
La principal ventaja es que no se te olvida nada. Es irritante que se te olviden cosas pequeñas simplemente porque no puedes tenerlas todas en la cabeza. Así no se te olvidará nada (al menos nada que esté en la lista 😉 )
La segunda ventaja es que ahorras tiempo. Cuando empecé a usar una checklist para hacer la maleta cuando me iba de viaje, noté que el tiempo de hacer la maleta disminuía considerablemente, como a la tercera parte aproximadamente.
¿Por qué? Porque es más lento recorrer toda tu casa, decidiendo qué te vas a llevar y qué no, que tener claro de antemano qué es lo que te vas a llevar e ir directamente a por ello y ponerlo en la maleta.
Al final la filosofía sigue siendo: sistematizar un proceso que se repite a menudo. Sistematizando lo harás más rápido y mejor.
Herramientas para hacer Checklists
Mi recomendación es utilizar tu editor de texto favorito, yo prefiero los editores online porque así puedo acceder a mis checklists desde cualquier sitio.
Google Keep es mi nuevo favorito para hacer checklists. Puedes hacer una nota con casillas para marcar. Puedes duplicar cualquier nota, lo que te permite tener una plantilla general y crear un ejemplar para seguirlo en una situación particular. Lo tienes replicado en la web y en el móvil.
Printable Checklist es una web donde podemos hacer una checklist rápidamente e imprimirla. Es inmediato, pero no la puedes guardar.
Workflowy es otra aplicación que te permite hacer rápidamente listas de tareas (nos la recomienda Eduardo Basterrechea).
Evernote es una aplicación para crear notas con facilidades para hacer checklists.
Google Docs también puede utilizarse para hacer checklists y consultarlas online aunque no da facilidades específicas como las anteriores. Me gusta para Checklists que voy a imprimir (por ejemplo, la gestión del material físico de mis cursos). Puedes copiar notas de Google Keep en Docs, lo que te permite almacenar una checklist de forma permanente (útil por ejemplo si estás definiendo procesos).
Lo más práctico es consultar las checklists online directamente, si estás delante del ordenador o si tienes un móvil que te lo permita, y si no siempre tienes la opción de imprimirlas.
Conclusión
Las checklists son unas herramientas útiles con un propósito específico: realizar una serie de pasos sin que se olvide ninguno de ellos.
¿Para qué usarías tú una checklist? Cuéntanoslo en los comentarios.
Miguel Guzmán
Miguel Guzmán es el fundador y editor de Éxito Personal - Desarrollo Personal que Funciona. Su acercamiento al Desarrollo Personal se basa en el progreso constante a través de la mejora personal en todos los aspectos de nuestra vida. Es Trainer PNL y Especialista en Hipnosis Ericksoniana. Para saber más: Miguel Guzmán.
Este libro gratuito te enseñará cómo aplicar
Muy bueno Miguel….. Una receta podría ser un buen ejemplo de check-list, así no se te olvida echar sal como me suele pasar a mi… Sugerencia, evitar mezclar distintas check-list… más que nada para evitar poner el cepillo de dientes en el hueco dejado por el apéndice… ;-P
Es un buen ejemplo, lo incluyo en el artículo 🙂 Muchas gracias Lorena!
Genial, me ha gustado mucho tu web, es increiblemente util (:
Muchas gracias por tus palabras Cris 🙂
Ése es nuestro objetivo: que lo que explicamos en nuestros artículos, funcione !
Que buen articulo miguel, te facilita hacer hacer las cosas en la vida diaria
Muchas gracias Hernán!
El hecho de facilitarte la vida con herramientas útiles como las checklist, te permiten dedicar más tiempo, atención y energía a resolver problemas más retadores.
Un saludo,
el checklist lo usare en una escuela pero no se como utilizarlo … me parece muy interesante …me podras ayudar para tener exito en la aplicacion …..gracias estare al pendiente ….
Muy buen articulo, claro y bien explicado.
Me gusto mucho que se menciona la palabra Sistematizar.
Yo uso el checklist en el trabajo y me ha ayudado mucho para tener buena calidad.
Muchas gracias por tus palabras Sheila,
La automatización de las rutinas en el trabajo te ayuda a no saltarte ningún paso y a liberar tu mente para utilizar tu energía en tareas más creativas.
Un abrazo.
Me encantó tu explicación, quisiera qu me ayudaras para saber como aplicarla en un lugar donde se realiza limpieza, ahí como aplicaría una checklist?
Hola Karla,
La verdad es que yo no soy experto en limpieza 🙂
Pero he encontrado una web de checklist pre-generadas que te pueden ser útiles. Hay una categoría entera de checklists de limpieza (eso sí, está en inglés):
http://checklist.com/tag/cleaning/
Hola miguel como estas, te hablo para comentarte que hablas con una persona que padece transtorno obsesivo compulsivo y necesita ayuda urgentemente ya que necesita una intervención de hipnosis o programación neurolinguistica debido a presenta altos niveles de ansiedad desde hace 5 años, me gustaria contactarte amigo pues vivo con mucho sufrimiento cada dia de mi vida, los pensamientos obsesivos negativos estan destrozandome…
Muy buenas Carlos,
Tu caso específico requiere de un tratamiento más elaborado, y a ser posible, presencial.
Dado que tú estás en Colombia y yo en Madrid, España, de momento no puedo atenderte presencialmente.
Te mando un email a tu correo para ahondar de forma más específica – algunos datos creo que no sería buena idea publicarlos – y darte algunas pautas para tu progreso.
Como herramienta que quizás te pueda ser útil, te dejo este artículo:
7 Técnicas para Dejar de Pensar Demasiado
Muchas gracias por confiar en nosotros, un abrazo.
Felicidades por el Artículo:
Una recomendación tal vez para generar una check List para ser ordenado?
Hola Gio,
Buena pregunta y muy útil, muchas gracias.
Yo no haría una checklist para «ser ordenado», lo veo demasiado genérico, pero sí haría checklist de ordenación, ¿y esto qué es? Pues una tabla que te indique dónde va cada cosa, por ejemplo:
material de papelería (bolígrafos, grapadora…) –> primer cajón del escritorio del despacho
informes médicos (análisis clínicos, etc…) –> segunda carpeta de la estantería superior
Lo importante es que cuando estés ordenando items, tengas claro donde va cada uno y no pierdas el tiempo decidiendo dónde colocarlo. Se puede resumir así:
«Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa»
El sistema de productividad personal GTD – Getting Things Done explica esto en mucho detalle.
Un saludo,